actualités

La crise sanitaire a imposé aux entreprises de fermer leurs sites physiques et de considérer le Home Office comme mode de travail principal. C’est dans ce contexte que la société INFEENY a soutenu le Groupe APICIL en conseillant ses équipes digitales et en œuvrant sur la mise en place d’outils collaboratifs.

Pendant le confinement, le 4ème Groupe de protection sociale français a pu :
– Disposer d’un environnement de travail accessible à distance
– Diffuser des bonnes pratiques digitales auprès des collaborateurs
– Bénéficier de conseils et sécuriser la poursuites de ses activités

Avec plus de 95% de ses salariés en télétravail dès le 16 mars dernier, le Groupe APICIL a su maintenir des activités jugées stratégiques pour le pays. Pour cela, il a pu s’appuyer sur des mesures d’urgences ainsi que sur les acquis d’un chantier digital mené avec l’aide des équipes INFEENY.

Le cas du Groupe APICIL nous dévoile avec clarté les coulisses d’une entreprise confinée mais aussi le défi des équipes digitales et internes pour maintenir l’activité des collaborateurs en s’appuyant sur les outils collaboratifs !

Demain, restez chez vous !

Dès l’annonce du confinement, une cellule de crise a été constituée pour prendre les décisions nécessaires mais aussi rédiger les communications destinées aux salariés. Pendant les premières réunions, le besoin de partager des documents lors des visio-conférences a été ressenti comme le souligne Damien Dumas, Directeur de la Stratégie chez APICIL. La solution trouvée a été de regrouper tous les échanges au sein d’un espace Teams, la solution collaborative d’Office 365.
Par exemple, la note de service éditée par la Direction était rédigée en conférence Teams puis instantanément partagée auprès des 300 managers en charge de relayer l’information au sein des équipes, et ce sans quitter l’outil. En ne manipulant qu’une seule version du document et en partageant un simple lien d’accès, APICIL a su gagner en réactivité mais aussi simplifier son protocole de diffusion comme nous le confie Philippe Hassel, Directeur de la Communication externe du Groupe APICIL.

Toutes les informations liées à la crise étaient également disponibles depuis la section RH de l’intranet basculé sur SharePoint Online avec l’aide des équipes INFEENY.

Le confinement s’installe, les bonnes pratiques aussi !

Au sein des équipes, les salariés ont pu créer ou rejoindre des communautés afin de maintenir un lien de communication quotidien mais aussi collaborer sur les projets en cours. Le réseau social interne Yammer a été utile pour partager les expériences et garder un tissu social entre les collaborateurs.

L’autre enjeu majeur a été de poursuivre l’activité des projets en cours en utilisant Microsoft Teams comme nous le confie Dorian Dahmani, en charge des projets digitaux orientés RH.

Les consultants INFEENY ont été mobilisés pour soutenir l’équipe digitale et accélérer l’adoption de l’outil. Il fallait en effet veiller à engager l’ensemble des salariés sur la plateforme, puis les aider à collaborer avec la promotion de bonnes pratiques digitales. Sous l’effet de ces actions, le nombre de groupes créé dans Teams a été multiplié par 6, passant de 100 à plus de 600 groupes en quelques semaines. Le confinement a été un formidable accélérateur pour l’outil. Plus de 3 000 réunions ont été animées dans Teams sur une période de 2 mois et ce chiffre démontre une fois encore la densité des échanges nécessaires pour assurer la poursuite des activités.

Côté Intranet, c’est le même constat. Il a vu son nombre de connexions se multiplier par 3 dès le 16 mars. Le fait d’y héberger toute l’information, les procédures et la majorité des services en ligne a contribué à son essor.

Selon INFEENY, cela démontre que l’intranet est un canal d’avenir et qu’il gardera une place centrale dans un mode de travail distribué. Il héberge et donne accès au patrimoine de l’entreprise et cela lui confère une grande valeur pour les salariés qui opèrent à distance.

Le confinement, un accélérateur de la transformation digitale ?

A la vue des statistiques récoltées chez nos clients, il apparait clairement que le confinement a accéléré l’adoption des outils collaboratifs.
APICIL a en effet profité de plusieurs facteurs qui expliquent le fort taux d’engagement de ses équipes :

Le premier facteur est que le Groupe n’a pas attendu le confinement pour s’équiper et enclencher sa transformation digitale. Le lancement de son projet « Mieux travailler ensemble » lui a permis de bénéficier d’un environnement Cloud adapté au travail à distance mais aussi d’accompagner ses déploiements logiciels avec un dispositif de conduite du changement systématique. Aux premières heures du confinement, les collaborateurs disposaient déjà des outils adaptés et d’une formation.

Le second facteur est que l’équipe digitale a eu l’initiative de se faire accompagner pour soutenir le plan de continuité d’activité du Groupe. De par sa nature d’assureur et sa culture liée au risque, APICIL a su jouer la carte de l’anticipation et de la précaution, ce qui a clairement joué en sa faveur.

En synthèse, le Groupe APICIL sort ainsi de son confinement avec une nouvelle maturité digitale sur laquelle il pourra compter pour poursuivre son programme « Mieux travailler ensemble ».