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Les Instants Infeeny : Les savoir-faire de l’agence digitale Plaza agency

Les Instants Infeeny : Les savoir-faire de l’agence digitale Plaza agency

Echange chez Infeeny autour des métiers de l’agence digitale, Plaza agency

Transcription de l’interview vidéo
Les Instants Infeeny : Les savoir-faire de l’agence digitale Plaza agency

Guillaume Rochette, Directeur Général Infeeny & Frédéric Veldeman, Directeur de l’agence digitale Plaza agency

Guillaume : Bonjour Frédéric

Frédéric : Bonjour Guillaume

Guillaume : Tu diriges actuellement Plaza agency, est-ce que tu peux nous en dire un petit peu plus ?

Frédéric :  Alors Plaza agency c’est historiquement une web agency très orientée Microsoft mais c’est aussi une agence de consulting qui accompagne les clients sur leur transformation digitale et sur la conduite du changement.

Guillaume : On a de plus en plus de clients qui migrent vers le cloud et qui basculent vers Office 365. Selon toi, pour quelles raisons ils vont vers Office 365 ?

Frédéric : Alors je ne suis pas DSI donc je vais avoir une réponse pas très orientée stratégie IT ni réduction des coûts… Je dirais que l’entreprise est structurée de façon à ce que le cadre supérieur soit dans un mode de travail un peu « anywhere/any time ». On lui demande d’être tout le temps connecté, d’avoir accès à toute sa documentation et le Cloud et Office 365 répondent à ces grands enjeux. Il y a aussi deux grands défis dans l’entreprise aujourd’hui. Le collaboratif, améliorer la productivité et l’efficacité collective mais également le nomadisme. Et là encore la plateforme 365 mais aussi le Cloud permettent de répondre à ces deux grands défis historiques de l’entreprise d’aujourd’hui.

Guillaume : Alors migrer, c’est bien. Migrer techniquement, c’est bien, c’est maîtrisé. Finalement est-ce que ce n’est pas pour ces entreprises le point de départ d’un autre projet bien plus important ?

Frédéric : Alors acquérir Office 365 c’est un bon point de départ. S’équiper c’est déjà un bon prérequis et c’est souvent porté par le DSI. D’ailleurs c’est une décision une décision technique à la base mais il faut bien comprendre que c’est un sujet de modernisation de toute l’entreprise. Donc acquérir des licences ne transforme pas l’entreprise intrinsèquement et qui dit projet d’entreprise dit nécessité d’élargir le cercle notamment des sponsors et d’intégrer toutes les parties prenantes qui font subir ce changement d’outillage, de méthodes, d’usage et la plateforme 365 est relativement riche et vaste. Il faut le prendre comme un ensemble un levier de modernisation de toute l’entreprise et pas justement un déploiement informatique au sens technique.

Guillaume : En termes d’adoption du coup, puisque c’est le sujet, quelles sont, dans les références et l’expérience que vous avez, les usages qui sont clés sur cette suite Office 365 ? Et quels sont ceux qui sont le plus facilement acquis par les équipes ?

Frédéric : Alors, les usages ils sont déjà là hein. Ils sont nés. Ils sont ancrés dans l’entreprise. On les retrouve, ils sont communs à toutes les grandes entreprises ou même les PME. C’est le partage de la connaissance, la gestion des savoirs, des idées, la capacité à promouvoir du contenu, à partager du document. Voilà donc, je dirais que dans les grands usages qui existent il y a la gestion documentaire. Le document est un élément clé dans l’entreprise aujourd’hui. Donc l’unicité du document, le partage de ce document c’est quelque chose de clé… Et puis il y a l’expérience de la réunion. On sait qu’un cadre supérieur en France passe à peu près 16 ans de sa vie en réunion. Donc c’est quelque chose de fondamental mais on voit bien que sur quelques scénarios d’usage extrêmement précis, comme le partage documentaire ou la changer la façon d’entrevoir une réunion ou l’efficacité d’une réunion aujourd’hui, rien que sur ces usages-là qui sont clés on peut largement faire progresser l’entreprise à une échelle très industrielle.

Guillaume : Par quelle manière ? Par quel biais vous faites évoluer finalement et vous faites adopter ces usages ?

Frédéric : Alors, on reprend ces usages qui existent ou qui sont inspirés par l’arrivée de nouveaux outils. Et ces usages là on les… Alors on ne change pas l’entreprise. Ça c’est un élément assez important à considérer. On n’est pas là pour changer l’entreprise, on ne peut pas prétendre changer d’entreprise, elle est ce qu’elle est, elle a ses rouages et sa chaîne de décision ou de production est un élément fragile qu’il ne faut pas perturber. Donc on vient l’enrichir, on ne révolutionne pas, on façonne, on transforme, on améliore. Donc c’est quelque chose avec une certaine dose d’humilité dans notre approche. Ces usages-là, on essaye de rebâtir un scénario parlant dans le quotidien des gens pour gagner en efficacité. Donc si on ne perçoit pas le gain individuellement, on n’arrivera pas à promouvoir des nouveaux usages. Donc on reprend les usages actuels et on leur dit, bah, « en faisant comme ça, avant tu le faisais comme ça, maintenant tu vas le faire comme ça. Regarde et dit nous si t’es d’accord sur le gain d’efficacité que ça va te générer ».

Guillaume : On arrive à le mesurer ça, ce gain d’efficacité ? Ce gain de productivité ? Ou finalement l’adoption de ces nouveaux outils qui peuvent arriver avec Yammer, SharePoint ou Teams…

Frédéric : On arrive à le mesurer, je dirais même que c’est fondamental. Quand on se lance dans un projet, la première chose à définir en comité de direction, hein, ce sont les indicateurs de succès. Sans indicateurs de succès on navigue à l’aveugle, on se vote des choses en se tapant dans la main, en se promettant des choses qui n’arriveront peut-être jamais. Et tout au long de notre parcours de conduite du changement nous devons vérifier si on est bien dans la trajectoire et dans le rythme. Et chaque entreprise a son propre rythme de par sa maturité digitale ou son mode de fonctionnement. Donc la mesure du succès elle est fondamentale et oui aujourd’hui nous avons des outils pour scanner l’activité et pour voir si après une campagne les usages ont progressé ou pas. Donc ça c’est fondamental.

Guillaume : Aujourd’hui vous arrivez à cibler quelles sont les populations qui ont finalement le plus de mal ou le plus de difficultés ? Ou qui mettent le plus de temps à adopter ces nouveaux outils ?

Frédéric : Alors, la question elle est assez large parce que tout le monde a de la difficulté. Le décideur a du mal à comprendre, le middle manager à ses propres difficultés et le collaborateur final aussi doit changer ses habitudes. Et comme tout le monde change ses habitudes, tout le monde est un peu à la peine. On est sur un modèle où personne ne veut rompre avec le modèle existant parce que changer c’est quand même compliqué et on est face souvent à des grandes entreprises qui sont silotées historiquement. Dans l’après-guerre on a plutôt fait un mode industriel où on a cloisonné pour mieux maîtriser. Aujourd’hui on demande plus d’agilité, de proactivité et d’autonomie auprès collaborateurs et on confronte des modèles et le nouveau modèle n’est pas forcément compatible avec le modèle historique de l’entreprise. Donc y a des freins partout. Typiquement le middle manager avec ses équipes plus autonomes, plus en capacité à interagir seules, à gérer ces tâches seules, va perdre ses repères hiérarchiques en disant finalement je ne suis plus un animateur qu’un manager, aujourd’hui. Donc chacun à son échelle a des difficultés. Et dans notre politique de conduite du changement on fait attention à ce que les messages soient bien adaptés à nos cibles. Parce que, en fonction des rôles et responsabilités on ne va pas adresser les choses de la manière. Et notre conduite du changement c’est avant tout un levier de communication pour enclencher une transformation. C’est l’entreprise qui va transformer, ce n’est pas nous. Donc nous on est juste des facilitateurs de cette transformation.

Guillaume : Donc c’est aussi l’opportunité pour la DSI et l’entreprise de se doter d’un nouveau visage auprès de ses collaborateurs ?

Frédéric : Moi je dis toujours que le virage que l’on essaye de faire prendre avec des outils comme Office 365, mais d’autres, c’est un virage que n’a pas pris l’entreprise depuis plus de trente ans. La dernière fois qu’ils ont fait quelque chose assez structurant c’est le partage de fichiers dans un serveur et une boîte mail et aujourd’hui tous les usages sont quasiment adressés par ces deux outils là et il les adresse d’ailleurs assez mal. Donc nous on met en évidence que les nouvelles pratiques et les nouveaux outils peuvent améliorer énormément de situations quotidiennes et il faut même parfois désengager des vieilles habitudes comme le mail avec la pièce jointe qui est un frein à l’unicité du document. Voilà, donc oui c’est un projet de modernisation. C’est un virage que doit prendre l’entreprise. C’est un besoin de compétitivité constant qui oblige ça et ce virage-là. C’est pour ça que je dis aussi que c’est un projet d’entreprise. C’est qu’un virage comme ça il ne doit pas se louper. Il arrive tous les trente ans et ça nécessite une grosse mobilisation.

Guillaume : Pour finir et plus globalement, qu’est-ce que les équipes de Plaza consulting apportent à leurs clients ?

Frédéric : Alors, plusieurs choses. Préparer l’entreprise à l’arrivée d’Office 365 ou préparer l’entreprise à sa transformation digitale. C’est une étape préalable qui nécessite un petit peu d’organisation. On a dit que c’était un projet d’entreprise. Donc notre première chose c’est d’éviter ces guerres de clochers, de se dire « qui porte le projet ? ». Que ce soit l’IT, la Communication ou la Direction Générale, peu importe, on ne peut pas transformer si toutes les parties prenantes ne sont pas au cœur du projet donc inclure les métiers, inclure les fonctions transverses, inclure un panel d’utilisateurs, inclure les décideurs. Donc voilà c’est déjà de rassembler et de mettre autour de la table les conditions de réussite et les bons acteurs pour que ce soit un vrai projet d’entreprise. Donc ça c’est le premier point, c’est une phase vraiment préparatoire. Deuxièmement c’est préparer aussi DSI ou le pilotage projet à dire voilà tout ce qui va vous arriver de bien ou de mal dans les six prochains mois ou dans les douze prochains mois et d’anticiper tous ces points de blocage parce qu’on a ce retour d’expérience. D’anticiper ces points de blocage avec des supports, des messages et de la méthode qui sont déjà éprouvés. Et puis ensuite d’aller transformer c’est accompagner, coacher, former sur les outils, former sur les usages et s’armer d’une grande patience puisque la conduite du changement ça nécessite du temps et le facteur temps est un élément. On veut tout, tout de suite en termes de résultats ou de ROI. Il faut se laisser le temps de la transformation et on a certains cas d’usage comme le mail ou la réunion qui peuvent prendre plus d’un an dans certaines entreprises. Tant qu’on n’a pas gagné et ancré dans l’ADN de l’entreprise les cas d’usage qu’on aurait priorisé ça ne sert à rien de passer au suivant. Donc il faut s’armer de temps et il faut partir en mode construit donc une feuille de route extrêmement fine et des indicateurs de succès pour vérifier à chaque étape qu’on est bien dans notre feuille de route c’est fondamental et c’est ce qu’apportent les équipes de Plaza.

Guillaume : Très bien. Donc finalement vous garantissez le succès de ces problèmes de migration ?

Frédéric : C’est l’enjeu. C’est la promesse que nous on doit porter. C’est un projet collaboratif avec le client. Le client a une part de responsabilité très forte dans le succès ou non succès de ce type de transformation. Il faut accepter de se changer. Ce n’est pas à marche forcée mais il faut gagner les cœurs et donc c’est un travail vraiment très fusionnel avec nos clients et c’est un chemin de longue haleine.

Guillaume : Très bien merci beaucoup Frédéric pour cet échange

Frédéric : Merci beaucoup.

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