Disposez de sites collaboratifs

Véritable innovation voir révolution, SharePoint est une “usine à sites collaboratifs” permettant à des utilisateurs clés de créer eux-mêmes des sites pour leurs équipes. La liberté est donc redonnée aux responsables fonctionnels. Un ensemble de fonctions est proposé nativement. Elles peuvent être complétées par des développements.

Avant de décider du contenu proprement dit, les utilisateurs clés peuvent donc créer des sites et sous-sites et gérer finement les droits d’accès.

Chaque équipe disposera de son propre site de travail (une équipe commerciale par exemple). Ce site regroupera alors des contenus variés et deviendra un point central dans le travail quotidien des collaborateurs. Il évitera la surcharge des messageries, la disparition de documents stratégiques et la création d’un véritable référentiel de contenus qui accéléra par exemple l’intégration des nouveaux. Il augmentera également fortement la sécurité dans le partage des informations en permettant facilement de détailler les droits de ceux qui ont accès aux informations.

SharePoint est également un bon socle pour le travail en mode “projet”. La simplicité de création des sites permet de créer un site par projet et d’en simplifier l’organisation.

Infeeny vous accompagne dans toutes les phases de mise en place de votre plateforme collaborative. Infeeny sera à vos côtés pour penser la plateforme, la designer, la paramétrer. Nos équipes seront aussi présentent pour former les utilisateurs ou des “super-utilisateurs”.

Notre accompagnement est globale quelle que soit la taille de votre organisation

Les fonctions collaboratives de SharePoint vous permettent de disposer des outils suivants :

Documents / répertoires

La plupart du temps, les documents produits par les collaborateurs de l’entreprise sont stockés dans « Mes Documents », sur un partage réseau ou dans une GED. Les documents sont alors difficiles à rechercher, à partager, à historier.

SharePoint propose nativement pour la gestion de documents :

• Un moyen simple de partage des documents dans des espaces dont l’accès est contrôlé donc sécurisé et accessible en tout lieu
• Des droits d’accès délégués au Responsable « métier » de l’équipe et non à l’informatique
• Des moyens de gestion de version et d’archivage
• Un principe de qualification de l’information contenue dans le document. Il est, en effet, possible d’ajouter des mots clés (métadonnées) sur chaque document pour le qualifier et le retrouver facilement. Par exemple, pour une base de CV, vous pouvez créer en un instant des “métadonnées” du type : nom, prénom, mail, portable, compétences qui s’afficheront sous forme d’une liste, le document y étant joint
• La mise à disposition de fonctions de “workflow” permettant à plusieurs personnes de valider étape par étape la création puis la publication d’un document
• Une interconnexion étendue avec les outils de la suite Office pour une meilleure efficacité
• Un accès quel que soit l’endroit (via Internet ou par le réseau de l’entreprise)
• Un paramétrage à la demande fait par le Responsable du contenu (sans besoin de connaissances informatiques)
• Un moteur de recherche sur le contenu du document, les mots clés, la pertinence.
• La possibilité de créer des modèles de documents (ex: devis, courriers, fiches produits, …)
• La possibilité de s’abonner à des alertes indiquant la modification ou la création d’un document
• La possibilité d’utiliser des fonctionnalités type réseaux sociaux : le tagging de document pour les retrouver et le rating pour les noter

Listes / formulaires

Les besoins de listes / tableaux / feuilles de données informatisés simples sont légions. Habituellement, la solution retenue est de créer le tableau au travers d’un outil du type Excel, Access, Word ou par papier.
Les inconvénients sont nombreux : le fichier est ensuite partagé le plus souvent par mail. Il en existe alors plusieurs versions à des endroits différents. La sécurité et la confidentialité sont difficiles à maintenir.

SharePoint propose une toute autre solution beaucoup plus simple et conviviale :

• Il est possible de mettre à jour les listes à plusieurs
• Le partage de l’information est facilité.
• Les listes dans SharePoint sont créées par les décideurs « métiers »
• Les masques de saisies sont paramétrables facilement
• Les listes sont structurées (chaque donnée peut être qualifiée – date, nombre, …)
• Les modèles de listes prêts à l’emploi sont disponibles ou peuvent être élaborés (contacts, tâches, événements, …)
• Le partage de la liste est facilement administrable et précis
• Il est possible de présenter les données de la liste selon différents axes aussi appelés vues
• L’utilisateur peut être alerté sur des modifications via des flux RSS
• Les listes sont visibles dans Outlook  sans encombrer la messagerie
• La gestion des versions et le paramétrage est contrôlable par le responsable du contenu
• Un module d’échange inter-logiciel est présent

Favorisez le travail en équipe

SharePoint offre un ensemble de composants favorisant la collaboration, le travail en équipe :

Il s’agit notamment de :

• Listes spécialisées SharePoint
• Agenda d’équipe en ligne
• Possibilité de filtrer les évènements dans l’agenda
• Visibilité de l’agenda / liste des tâches comme calendrier ou planning projet
• Liste des tâches en ligne partageable par l’équipe entière
• Indicateurs de suivi de l’avancement des tâches

Installer la collaboration au sein de l’entreprise passe également par la mise en place de nouveaux moyens de communication issus du web 2.0 (wiki, blogs, …).

L’objectif est d’abord de permettre d’échanger et de conserver le savoir-faire des collaborateurs et l’innovation présente au sein de l’entreprise. SharePoint propose une plateforme de wikis, de blogs et un “My Site” ainsi que la possibilité de proposer des forums de discussions.
La communication, la diffusion des actualités de l’entreprise est également un objectif rempli par SharePoint.

Ces fonctions, existantes dans la partie collaborative de SharePoint, sont largement renforcées par la partie CMS du produit.

Voici en quelques lignes un avant-goût de la partie collaborative de SharePoint.

Venez-nous rencontrer pour découvrir plus en avant SharePoint, pour le travail en équipe et la collaboration ainsi que toutes les nouveautés proposées.

SharePoint en 5 notions clés :

• Usines à sites & GED
• Gestion fine des droits et de la sécurité
• Apps (bibliothèques, liste, calendrier, forum, …)
• Moteur de recherche
• Workflows / Formulaires / Metadata